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Come funziona
Un pezzo del negozio, misurato
Partiamo da un flusso che oggi vi costa ore: resi, aggiornamento delle schede o richieste ripetute dei clienti. Lo rifacciamo con regole scritte e approvazioni umane dove servono.
Poi estendiamo solo ciò che ha funzionato. Resi, schede, domanda, promozioni e selezione stagionale sono raccontati con una giornata tipo nelle cinque storie per il retail su Aziendale.ai.
Non solo resi: lo stesso metodo vale per inventari, listini, ordini ai fornitori e ogni lavoro che in negozio si ripete. Trovate gli esempi in cosa possiamo rifare in azienda.
Giorni 1–10
Mappa del flusso scelto, soglie di rimborso, chi approva e dove.
Settimane 3–5
Prova su un canale o su una famiglia di prodotti, con numeri ogni settimana.
Dal secondo mese
Aggiungete previsione della domanda o selezione stagionale solo se il primo pezzo regge.
Il pezzo che regge in prova diventa lo standard del canale scelto. Rosa, in assistenza clienti, vede i rimborsi sopra soglia in una coda di approvazione. Tina aggiorna le schede senza versioni divergenti tra sito e negozio. Gino, negli acquisti, usa la previsione come proposta da firmare, non come ordine già partito. Elio, in HR, tiene scritti i criteri della stagione e spiega ogni scarto. Si allarga un punto vendita alla volta, senza spegnere i processi che funzionano già.
Prima di costruire, analizziamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi
Consumatori, privacy e sistemi automatici
Nei resi valgono le regole del Codice del consumo: di norma 14 giorni di recesso per gli acquisti online e a distanza, e garanzia legale di conformità di due anni. Il sistema le applica come regole scritte e passa i casi dubbi a una persona. I dati di clienti e candidati seguono il GDPR, la legge europea sulla privacy: finalità chiare, accessi per ruolo, tempi di conservazione scritti, consenso per i messaggi promozionali. La legge europea sull'intelligenza artificiale (AI Act) considera ad alto rischio i sistemi usati per selezionare il personale: servono trasparenza verso i candidati e il controllo di una persona su ogni scelta. Non è un parere legale: chi vi assiste applica le regole al vostro caso.
Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi vi assiste, insieme a voi.
Per il responsabile IT e la sicurezza
- Dove stanno i dati
- Cataloghi, carrelli, resi, punti fedeltà e richieste di assistenza restano nell'Unione europea: nella regione cloud del contratto o sui vostri sistemi. Cifratura in transito e a riposo. Chiavi sotto il vostro IAM (gestione di identità e accessi), se lo chiedete. Nessun addestramento su scontrini o profili dei clienti. Ambienti separati per insegna, canale di vendita e collaudo.
- Come ci colleghiamo ai vostri sistemi
- Il primo collegamento è in sola lettura verso negozio online, ERP (gestionale), CRM (gestione dei clienti) e magazzino. Leggiamo disponibilità, stato degli ordini e storico dei resi senza modificarli. Le API (interfacce tra programmi) usano credenziali dedicate e revocabili. Aprire un reso o aggiornare uno stato è un permesso separato, attivato per singolo flusso.
- Chi può fare cosa
- Profili: IT, servizio clienti, gestione assortimento, magazzino, sola lettura. Ogni consultazione di un ordine, ogni proposta di risposta e ogni conferma umana restano nel registro esportabile. Prezzi e scorte critiche si modificano solo da ruoli abilitati. I permessi si ritirano senza reinstallare i programmi di cassa o di sede.
- Cosa succede se il modello sbaglia
- Su assistenza, resi e previsione della domanda il modello propone: non applica listini e non sposta merce da solo. Reclami e casi fuori soglia passano sempre a una persona. Si spegne per canale (chat, app, punto vendita): l'assistente si ferma, ordini e registri restano. Ogni rilascio passa da controlli automatici.
- Quali modelli e perché
- Domande sul catalogo, classificazione dei resi, bozze di risposta e stima della domanda usano più fornitori di modelli, scelti caso per caso. La scelta sta nella configurazione e non richiede di rifare i collegamenti all'ERP. Nessun addestramento sui vostri dati. Con grandi volumi di assistenza è possibile un ambiente privato.
- Cosa firmate
- Un contratto con SLA (livelli di servizio garantiti), la nomina a responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR, il regolamento europeo sulla protezione dei dati) e l'elenco dei sub-fornitori. All'uscita restituiamo e cancelliamo anagrafiche e storico degli ordini. Forniamo materiale per gli audit interni della rete di vendita. Non abbiamo la certificazione ISO 27001 (la norma internazionale sulla sicurezza delle informazioni): è un obiettivo, non un fatto.
- Riferimenti normativi
- GDPR (Reg. UE 2016/679), anche per la profilazione dei programmi fedeltà (artt. 6, 21 e 22). AI Act, il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (Reg. UE 2024/1689), art. 50: l'assistente in chat si dichiara come AI. Codice del consumo (D.Lgs. 206/2005) su informazioni, pratiche commerciali e garanzie. L'interpretazione resta all'ufficio legale della catena o del gruppo commerciale.
Partiamo da un vostro processo vero